Banco nacional mejora la gestión y configuración de activos de TI

Entre los 50 bancos más grandes de los Estados Unidos y con más de $90 mil millones en activos gestionados, esta institución financiera carecía de un camino claro y estandarizado para la gestión y adquisición de activos. Para seguir ofreciendo sus integrales servicios bancarios, fiduciarios y de inversión a miles de clientes en todo el país, era imperativo desarrollar un único punto de entrada para los activos de hardware y software.

Para muchas instituciones financieras grandes, los activos de TI y los elementos de configuración (configuration items, CI) permiten que las organizaciones operen sin problemas y de manera predecible. Sin embargo, cuando los procesos de adquisición son confusos y están desactualizados, los errores y las ineficiencias en el manejo de datos son comunes. En la industria financiera, que cuenta con un alto grado de reglamentación, eliminar estas brechas es esencial no solo para las operaciones internas, sino también para los clientes que dependen de la confianza y la seguridad. 

En asociación con Thirdera, esta institución financiera validó y catalogó con éxito una sólida red de activos de TI, simplificó la adquisición de activos y automatizó todo el proceso para eliminar las discrepancias y mejorar la escalada.

Desafíos clave

	El banco carecía de una ruta estándar para ordenar, recibir y rastrear activos de hardware (lo que incluye el retiro de dispositivos al final de su vida útil). Esto creaba un problema comercial importante, ya que existía la posibilidad de que los nuevos productos ingresaran a la red corporativa en cualquier momento. La adquisición impredecible generaba un riesgo innecesario, ya que no había un seguimiento centralizado.
	Los errores de entrada eran comunes, debido a que los integrantes del equipo ingresaban manualmente los números de serie de los activos de hardware. La falta de validación dentro de la Configuration Management Database (CMDB) generaba dudas e incertidumbre. La organización desperdiciaba recursos al no aprovechar al máximo la reutilización y readaptación de dispositivos.
	El estado del elemento de configuración (CI) de la computadora no válido generaba requisitos de licencia de software incorrectos. Y, sin un seguimiento centralizado de las licencias adquiridas por la empresa, los departamentos perdían recursos y dinero de forma innecesaria.
	El personal intentaba administrar las brechas de activos a través de procesos anticuados que implicaban hojas de cálculo de Excel, correos electrónicos y otros sistemas manuales de ingreso de datos. Era imposible de sostener, el proceso de auditoría cada vez requería más mano de obra y llevaba hasta tres semanas preparar los datos para el análisis y la respuesta.

Una gran alerta para los líderes sobre la necesidad de un cambio ocurrió cuando el banco falló en su auditoría interna de los activos existentes y las capacidades de seguimiento de CI. Una CMDB incompleta y deslucida se atribuyó a la falta de elementos de datos para ciertos tipos de dispositivos y a la falta de automatización que derivaba de actualizaciones manuales que consumían mucho tiempo. Además, había brechas de datos confusas en la gestión de tipos de dispositivos específicos, incluidos dispositivos móviles, computadoras de escritorio, computadoras portátiles y dispositivos de red.

Desafortunadamente, la integración anterior de Coupa a ServiceNow que tenía la organización para el sector de adquisiciones también era compleja y con muchas secuencias de comandos. Los problemas de rendimiento de la integración eran habituales, por el gran volumen de datos que volvía a ServiceNow. Para peor, no tenían un soporte de ServiceNow, porque la integración estaba personalizada por completo.

Estas complejidades eran motivo de preocupación no solo desde el punto de vista normativo, sino también desde la perspectiva de la optimización de costos. La organización quería asegurarse de obtener el máximo valor de su importante inversión en ServiceNow.

Nuestra solución

La organización reconoció la necesidad de optimizar y mejorar sus flujos de trabajo de gestión de activos de TI y recurrió a Thirdera por su experiencia en ServiceNow. La optimización de Thirdera tuvo en cuenta las complejas necesidades de gestión de activos que tenía esta organización de tal calibre y distribución en el espacio financiero altamente reglamentado. Además de mejorar la productividad de los empleados, el cumplimiento y la seguridad también fueron de vital importancia. 

Al implementar ServiceNow con el apoyo de Thirdera, esta institución financiera puede garantizar que el inventario se verifique y valide en toda la organización antes de realizar nuevas compras. Al habilitar que se compartan los activos en toda la empresa, la implementación de ServiceNow de Thirdera también permite un uso más eficiente de las inversiones y el inventario dentro de ServiceNow.

Las aplicaciones e integraciones específicas de ServiceNow implementadas por Thirdera incluyen las siguientes:

• IT Asset Management (ITAM),
• Software Asset Management (SAM),
• Configuration Management Database (CMDB),
• descubrimiento horizontal,
• catálogo de servicios.

Además, una mejor automatización entre ServiceNow y Coupa (la herramienta de adquisiciones del banco) crea un flujo de trabajo automatizado de extremo a extremo. Cuando los proveedores envían avisos de envío avanzados (Advanced Shipment Notices, ASN) en Coupa, se activa automáticamente la creación de nuevos activos con números de serie directamente en ServiceNow. El uso de Coupa Spoke mejora los flujos y las acciones preconstruidos, lo que elimina los problemas de rendimiento comunes con conjuntos de datos extraños o complicados.

Otra victoria importante fue el desarrollo de paneles de datos inteligentes que reflejan directamente el estado de la gestión de activos en tiempo real. Estos puntos de datos dan a los ejecutivos de nivel C y los integrantes de la junta un vistazo de las actualizaciones del estado del programa de ITAM. Al tener capacidades de desglose para administradores de datos y profesionales, es más fácil identificar las deficiencias, validar las capacidades de gestión de activos contra una única fuente de verdad y aprovechar las certificaciones de datos para automatizar las responsabilidades de corrección y auditoría recurrentes y predecibles.

El resultado

Con una mejor automatización en ServiceNow, el banco ahora puede identificar y comparar fácilmente los registros de activos mientras estandariza las fuentes de datos para eliminar errores críticos. El enfoque de Thirdera ha reducido el tiempo para identificar brechas cruciales de CMDB de dos a tres semanas a solo tres horas, lo que le ahorra a la empresa tiempo y recursos valiosos.

Al eliminar los flujos de trabajo manuales, el banco también puede mejorar el seguimiento de dispositivos internos, resolver problemas de escalada y comprender mejor los requisitos de auditoría. Como resultado, los integrantes del equipo pueden aumentar la productividad, satisfacer a las partes interesadas y generar más confianza en las políticas de cumplimiento.

La implementación de Thirdera no solo ha remodelado la forma en que la institución aborda la gestión de activos de TI, sino que ha mejorado, de manera integral, la calidad de los datos de CMDB de extremo a extremo de una manera que prepara el negocio para la longevidad, el crecimiento y el éxito futuros.

Acerca de Thirdera

Al ser el mayor socio a nivel mundial y exclusivo de ServiceNow, Thirdera es un socio de élite de confianza de ServiceNow que se centra, exclusivamente, en mejorar e innovar la forma en que nuestros clientes aprovechan la plataforma de ServiceNow. Nuestros expertos cuentan con capacidades y habilidades acreditadas que abarcan Now Platform en su totalidad. Esta amplia experiencia en la plataforma nos permite entender las necesidades de nuestros clientes y ofrecer soluciones personalizadas que resuelvan los desafíos empresariales.

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