Une agence fédérale transforme numériquement le processus d'intégration des nouveaux employés

Une agence gouvernementale fédérale chargée de la collecte et de l'analyse des données économiques américaines avait besoin de revoir son processus d'intégration des nouveaux employés, qui était obsolète et inefficace. La version idéale devait être modernisée numériquement afin d'améliorer les communications internes, de supprimer les cloisonnements entre départements et d'améliorer l'expérience des employés. 

À l'instar du secteur privé, la sphère du secteur public a également subi les effets de la "grande démission". Ces tendances ont contribué à l'augmentation du taux de rotation du personnel et du nombre d'offres d'emploi, mais pour pourvoir ces postes avec des candidats qualifiés, il faut des stratégies d'embauche solides. Avec pour mission d'embaucher et de retenir les meilleurs éléments, cette agence fédérale souhaitait améliorer l'accueil des nouveaux arrivants afin de répondre à l'objectif organisationnel global.

En faisant appel à Thirdera pour adapter les évènements du cycle de vie de ServiceNow, l'agence a optimisé son utilisation de ServiceNow de manière à répondre aux besoins et attentes uniques des nouveaux embauchés, des responsables du recrutement et du personnel des ressources humaines.

Principaux enjeux

	Le processus d'intégration des employés de l'agence était compliqué et incohérent. Chaque étape étant peu transparente, il était difficile pour les responsables du recrutement d'exercer un contrôle adéquat sur les points restants de la liste des tâches à accomplir.
	La mise en place du processus d'intégration a été longue et a duré près de six mois. Les tâches étaient principalement effectuées par email, ce qui allongeait le délai d'intégration et créait des risques inutiles en matière de sécurité.
	En plus d'un processus d'intégration qui prenait des mois, les nouveaux employés n'avaient que peu d'informations sur le processus. Le suivi du dossier était pratiquement inexistant, et les personnes embauchées ne savaient pas où elles en étaient dans le processus d'obtention de leur habilitation en matière de sécurité.
	L'agence s'appuyait sur un flux de travail qui incluait l'impression de documents PDF et la livraison ou l'envoi par email de ces documents à différents bureaux. Ce système archaïque de distribution de documents papier entraînait une perte de temps et de ressources.

Pour relever ces défis de manière efficace et productive, Thirdera a passé beaucoup de temps à organiser des ateliers et à obtenir des informations adéquates de la part des équipes chargées de la sécurité, de l'informatique et de l'intégration des données existantes. Ce travail de fond a permis aux acteurs clés de travailler en phase et à Thirdera de s'attaquer de front aux frustrations les plus pressantes.

Notre solution

Pour aider l'agence à améliorer ses processus d'intégration inefficaces, Thirdera a mis en œuvre plusieurs produits ServiceNow tout en jetant les bases d'une meilleure transparence et d'une meilleure collaboration.

La solution Enterprise Onboarding (ou intégration dans l'entreprise) de ServiceNow fut l'une des pièces du puzzle, visant à créer de meilleurs flux de travail, à stimuler la productivité des équipes et à offrir une visibilité de bout en bout. En outre, la solution Life Cycle Events (ou les événements du cycle de vie) a permis de regrouper des activités faciles à visualiser et à traiter en temps réel. Ces solutions ont permis d'atténuer les cloisonnements de données entre les départements et les responsables du recrutement des ressources humaines.

Employee Center Pro (ou Centre de l’employé Pro)<86> </86>a également permis aux concepteurs de solutions de créer des expériences conçues pour que les nouveaux employés et les responsables soient toujours au courant. Désormais, les responsables peuvent accéder à l'Employee Center et voir rapidement l'état d'avancement de la procédure d'intégration et de toutes les tâches associées (qu'elles soient terminées ou en cours de réalisation).

"Grâce à notre collaboration avec Thirdera, nous avons accompli quelque chose qui n'avait jamais été réalisé [au sein de notre agence] : un programme d'intégration bien conçu qui communique qui nous sommes et comment nous travaillons", a déclaré le responsable du projet au sein de l'agence.

Thirdera a mis au point trois flux de travail uniques pour répondre aux besoins distincts des employés à temps plein, des prestataires et des personnes recrutées au sein de l'agence (temporaires ou liées à des projets). Après de multiples évolutions et une assistance étape par étape, l'agence a pu se doter des solutions nécessaires pour rendre l'intégration dans l'agence vraiment intéressante.

Le résultat

"Nous avons le sentiment d'avoir présenté au bureau une proposition fantastique qui se concentre sur quatre résultats clés : l'amélioration de l'expérience du nouvel employé, l'amélioration de la relation entre le responsable et le nouvel employé, la communication initiale de la culture de l'organisation et le travail effectué en temps voulu par le personnel pour préparer le nouvel employé", a déclaré le parrain du projet de l'organisation.

L'équipe de développeurs de Thirdera a réalisé les objectifs d'intégration de cette agence, en créant une expérience numérique qui représentait une véritable continuité de l'équipe interne de l'agence. En améliorant le processus d'intégration, cette agence gouvernementale peut aller au-delà des formalités administratives et affecter les nouveaux employés aux postes correspondants, sans avoir à les tenir à l'écart pendant des mois.

Le personnel de l'agence peut désormais communiquer facilement avec ses collègues et poursuivre le processus d'embauche. L'embauche des candidats se fait avec moins de frustration au sein de l'organisation, ce qui permet une approche plus sereine et offre un avantage concurrentiel - une nécessité dans le climat d'embauche imprévisible d'aujourd'hui.

À propos de Thirdera

En tant que plus grand partenaire mondial de ServiceNow, Thirdera est un partenaire Elite de ServiceNow de confiance dont l'unique objectif est d'améliorer et d'innover la façon dont nos clients utilisent la plateforme ServiceNow. Nos experts possèdent des capacités et des compétences reconnues couvrant l'ensemble de la plateforme Now. Cette vaste expertise de la plateforme nous permet de comprendre les besoins de nos clients et de fournir des solutions sur mesure qui permettent de relever les enjeux des entreprises.

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